Cuando tu chatbot empieza a recibir mensajes reales, el siguiente paso es claro: automatizar tareas repetitivas. Automatizar chatbots no es tarea complicada con Chatfuel.
Cada vez que un usuario reserva, deja un lead o solicita soporte, puedes hacer que esos datos se guarden, se notifiquen y se procesen sin intervención humana.
Las herramientas Zapier y Make (antes Integromat) permiten conectar tu chatbot con cientos de aplicaciones —desde Google Sheets hasta CRM y Slack— sin escribir una línea de código.
En esta guía de Buscabots verás cómo automatizar tu chatbot paso a paso, con ejemplos reales en español.
Qué puedes automatizar con tus chatbots
Las automatizaciones más comunes son:
- Guardar datos en Google Sheets o Notion.
- Enviar correos automáticos con los datos de contacto.
- Crear leads o tareas en tu CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho).
- Enviar alertas a Slack o Telegram cuando se cumpla una condición.
- Programar recordatorios o notificaciones.
- Sincronizar respuestas con campañas de marketing o formularios.
Cada flujo puede ahorrar horas de trabajo a la semana.
Zapier vs Make: diferencias principales
| Característica | Zapier | Make (Integromat) |
|---|---|---|
| Enfoque | Simple, rápido, visual | Más técnico y flexible |
| Dificultad | Muy baja | Media |
| Precio | Desde 20 $/mes | Desde 10 $/mes |
| Acciones por flujo | Lineales | Condicionales y múltiples |
| Integraciones | +1000 apps | +1200 apps |
| Ideal para | Empezar sin experiencia | Automatizaciones avanzadas |
Ambas funcionan perfectamente con Chatfuel, Landbot o ManyChat.
Ejemplo práctico: guardar leads en Google Sheets
Paso 1. Configura el trigger para automatizar chatbots
En Zapier, crea un Zap con el evento:
“New Lead in Chatfuel” o “New Response in Landbot”.
Esto significa que cada vez que un usuario complete el flujo, Zapier iniciará una acción.
Paso 2. Añade la acción
Selecciona Google Sheets → “Create Spreadsheet Row”.
Mapea los campos del bot (nombre, email, canal, fecha).
Paso 3. Prueba y activa para automatizar chatbots
Haz una conversación de prueba.
Verás los datos reflejados automáticamente en tu hoja.
Resultado: cada nuevo lead se guarda sin que nadie intervenga.
Ejemplo avanzado: envío al CRM + aviso al equipo
Puedes encadenar varias acciones en un mismo flujo.
Ejemplo con Make:
- Trigger: Chatfuel recibe una reserva confirmada.
- Action 1: Crear contacto en HubSpot.
- Action 2: Enviar mensaje a Slack: “Nueva reserva confirmada por WhatsApp”.
- Action 3: Añadir registro en Google Sheets para control interno.
Así, el equipo de ventas o atención se entera al instante y el registro queda completo.
Cómo conectar Chatfuel, Landbot o ManyChat
Chatfuel
- Ve al bloque “Zapier” o “Webhook”.
- Copia el enlace de Zapier o Make.
- Envía los datos de las variables del bot (
{{name}},{{phone}}, etc.).
Landbot
- Inserta un bloque “Webhook” o “Make integration”.
- Añade el endpoint generado.
- Mapea los campos.
ManyChat
- Crea una acción “External Request”.
- Pega la URL de Zapier o Make.
- Define las claves (name, email, event).
En todos los casos, los datos viajan automáticamente en formato JSON.
Automatizaciones recomendadas
- Leads → Google Sheets + Notificación a Slack
Ideal para equipos pequeños que quieren centralizar contactos. - Reserva → CRM + Correo de confirmación
Guarda la reserva y envía un mensaje automático al usuario. - Soporte → Asignación a agente humano
Cuando el usuario escribe “Hablar con persona”, Make puede crear una tarea en tu sistema de tickets. - Campaña → UTM + GA4
Añade las etiquetas de campaña automáticamente en tus informes de Analytics.
Cómo mantener tus flujos estables
- Nombra cada Zap o escenario con claridad.
Ejemplo: “WhatsApp → Sheets (Leads)” o “Landbot → HubSpot (Reservas)”. - Agrupa por canal.
Mantén flujos separados para WhatsApp, Instagram y webchat. - Prueba con frecuencia.
Zapier y Make permiten testear pasos individuales sin romper nada. - Crea backups.
Exporta tus escenarios o guarda una copia de seguridad mensual.
Errores frecuentes en automatizar chatbots
- Variables vacías.
Si el usuario no responde, la automatización puede fallar.
→ Solución: añade validaciones en el flujo antes de enviar datos. - Falta de permisos.
Si cambias contraseña o correo, vuelve a autorizar la conexión. - Duplicidad de leads.
Usa una condición: “Si el correo ya existe, actualizar en lugar de crear”. - Exceso de tareas en Zapier.
Optimiza tus Zaps para no agotar el límite mensual.
Cómo medir el impacto de tus automatizaciones
Una automatización exitosa ahorra tiempo medible.
Ejemplo:
- Antes: registrar leads manualmente = 2 h/día.
- Después: Zapier los guarda automáticamente = 0 h.
Además, puedes medir el ROI con:
- Conversiones adicionales (más leads gestionados).
- Tiempo de respuesta reducido.
- Menor tasa de error humano.
En GA4 o Sheets, añade eventos como automation_triggered o lead_registered_auto.
Checklist Buscabots
✅ Identifica tareas repetitivas.
✅ Define qué datos quieres automatizar.
✅ Usa Zapier si empiezas; Make si necesitas lógica avanzada.
✅ Mapea las variables correctamente.
✅ Prueba cada paso con datos reales.
✅ Mide resultados cada semana.
Conclusión para automatizar chatbots
Automatizar no es complicar: es liberar tiempo para lo que importa.
Con Zapier y Make, cualquier empresa puede conectar su chatbot con sus sistemas sin programar, medir resultados y trabajar con datos reales.
Empieza con una integración pequeña, como guardar leads en Sheets.
Cuando funcione, añade otras: CRM, correos, métricas.
En pocos días, tu chatbot dejará de ser una herramienta aislada y se convertirá en el corazón de tu sistema digital.
Guías e integraciones
Explora más flujos automatizados en nuestra sección de guías e integraciones con ejemplos reales para WhatsApp, Instagram y webchat.
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