Tu chatbot no debería ser un canal aislado. Obteniendo integraciones de chatbot ahorras tiempo.
El verdadero potencial aparece cuando conectas tus flujos con herramientas externas: hojas de cálculo, sistemas CRM, gestores de correo o plataformas de analítica.
En esta guía de Buscabots aprenderás cómo integrar tu chatbot con Google Sheets, CRM, Zapier o Make, sin programar y usando ejemplos prácticos.
Por qué integrar tu chatbot
Las integraciones permiten que la información fluya automáticamente entre tu chatbot y tus otras herramientas.
Así evitas tareas manuales, reduces errores y mejoras la respuesta al usuario.
Imagina esto:
- Cada reserva que entra por WhatsApp se guarda automáticamente en tu Google Sheets.
- Cada lead que responde en Instagram se envía a tu CRM con fecha, canal y campaña.
- Cada formulario de Landbot activa una notificación por correo a tu equipo.
Todo esto es posible sin código, gracias a las integraciones nativas o servicios intermedios como Zapier o Make.
Tipos de integraciones más comunes
- Hojas de cálculo (Google Sheets): guardar contactos, reservas o respuestas.
- CRMs (HubSpot, Pipedrive, Zoho): registrar leads y seguir su evolución.
- Automatizadores (Zapier, Make): conectar tu chatbot con más de 1.000 apps.
- Analítica (GA4): enviar eventos y medir conversiones reales.
- Notificaciones internas: avisar por correo o Slack cuando se cumpla una acción.
Cada tipo de integración cumple una función diferente dentro del flujo.
Integración con Google Sheets
La más sencilla y popular.
Permite guardar datos de tus conversaciones (nombre, teléfono, fecha, mensaje) en una hoja en tiempo real.
Ventajas:
- No requiere conocimientos técnicos.
- Se configura en minutos.
- Puedes filtrar, ordenar y compartir datos fácilmente.
Ejemplo práctico:
Tu chatbot de restaurante pregunta:
“¿Para cuántas personas es la reserva?”
Al responder, los datos se envían automáticamente a una hoja con columnas:Fecha – Nombre – Teléfono – Comensales – Canal – Confirmación
De este modo, todo tu equipo puede consultar las reservas sin abrir la plataforma del bot.
Dónde configurarlo:
- En Chatfuel, usa el bloque Google Sheets Export.
- En Landbot, conecta una Google Sheets Integration Block.
- En ManyChat, vincula una acción de Google Sheets dentro del flujo.
Integración con tu CRM
Conectar tu chatbot al CRM te permite registrar leads y mantenerlos actualizados automáticamente.
Cada vez que un usuario completa un flujo, sus datos pasan al CRM junto con la fuente (WhatsApp, Instagram o web).
Ventajas:
- Centraliza contactos y evita duplicados.
- Facilita el seguimiento de clientes.
- Permite automatizar emails o recordatorios.
Ejemplo práctico:
Una clínica capta citas desde WhatsApp y las guarda en HubSpot con el estado “Pendiente de confirmación”.
Cuando el usuario responde al recordatorio, el CRM cambia automáticamente a “Confirmada”.
Herramientas compatibles:
- HubSpot (gratuito con buena API).
- Pipedrive (ideal para ventas).
- Zoho CRM (muy usado en pymes).
Integraciones con Zapier
Zapier actúa como puente entre tu chatbot y más de mil aplicaciones diferentes.
Funciona mediante “Zaps”: cuando ocurre un evento (trigger), ejecuta una acción en otra herramienta.
Ejemplo:
- Trigger: se completa un formulario en tu chatbot.
- Acción: enviar un correo a tu equipo con los datos del cliente.
Ventajas:
- Interfaz 100 % visual.
- Compatible con Chatfuel, Landbot y ManyChat.
- No necesita código.
Casos de uso comunes:
- Enviar leads de Chatfuel a Google Sheets.
- Publicar avisos en Slack cuando llega una nueva reserva.
- Crear tareas en Trello o Notion para cada contacto nuevo.
Integraciones con Make (antes Integromat)
Make ofrece una alternativa más avanzada que Zapier, ideal si necesitas flujos complejos o condicionales.
Permite realizar varias acciones encadenadas y transformar datos antes de enviarlos.
Ejemplo práctico:
Tu chatbot de inmobiliaria capta leads con presupuesto y zona.
Make recibe los datos, los filtra y los envía al CRM solo si el presupuesto supera los 100.000 €.
Ventajas:
- Mayor flexibilidad que Zapier.
- Más económico en planes de volumen.
- Permite usar variables y condiciones.
Ideal para:
Empresas con varios canales o alto volumen de interacciones.
Integración con Google Analytics 4 (GA4)
Si quieres medir resultados reales, conecta tu chatbot con Google Analytics 4.
Podrás registrar cada evento como si fuera una conversión de tu web.
Eventos recomendados:
lead_submitted→ formulario enviado.booking_confirmed→ reserva completada.link_click→ clic hacia tu sitio web.human_handoff→ solicitud de hablar con agente.
Cada evento puede incluir etiquetas UTM, por ejemplo:?utm_source=whatsapp&utm_medium=chatbot&utm_campaign=reserva
Esto te permite comparar el rendimiento entre canales y campañas.
Cuándo automatizar y cuándo no
Automatizar está bien, pero no todo debe hacerlo un bot.
Hay procesos que siguen requiriendo revisión humana, como:
- Mensajes personalizados.
- Cambios de última hora en reservas.
- Respuestas con información sensible.
Usa la automatización para reducir tareas repetitivas, no para eliminar el contacto humano.
Errores comunes en integraciones
- No probar los flujos antes de activarlos.
- Enviar datos sin consentimiento del usuario.
- No definir qué campos son obligatorios.
- Duplicar registros por falta de control.
- No registrar fecha ni fuente del contacto.
Siempre prueba tus integraciones con datos de ejemplo y revisa que todo se guarde correctamente antes de usarlas en producción.
Beneficios de integrar tu chatbot
- Ahorro de tiempo: las tareas manuales desaparecen.
- Datos centralizados: toda la información en un solo lugar.
- Seguimiento claro: sabes qué canal genera más conversiones.
- Mayor personalización: puedes segmentar mensajes según el historial.
- Escalabilidad: a medida que crece tu negocio, el flujo se adapta.
Preguntas frecuentes rápidas
¿Necesito pagar por Zapier o Make?
Ambos tienen versiones gratuitas con limitaciones, suficientes para pruebas o pequeños proyectos.
¿Puedo conectar varias herramientas a la vez?
Sí. Un mismo flujo puede enviar datos a Sheets, CRM y GA4 simultáneamente.
¿Se puede integrar con WhatsApp Business?
Sí, mediante plataformas como Chatfuel, WATI o Gupshup, que permiten flujos automatizados.
¿Qué pasa si se interrumpe una integración?
La mayoría de plataformas guardan registros para reintentar el envío de datos automáticamente.
Conclusión
Las integraciones convierten tu chatbot en una herramienta completa: no solo conversa, sino que también registra, analiza y automatiza.
Empieza con Google Sheets, avanza hacia CRM o Zapier, y mide con GA4.
Cada conexión te ahorra tiempo, reduce errores y te da visibilidad sobre tus resultados reales.
Automatizar no significa perder el toque humano: significa ganar tiempo para dedicarlo a lo que importa.
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