Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no es una opción: es una obligación legal para cualquier empresa o profesional que recopile información personal a través de un chatbot.Esmuy im.portante la RGPD chatbots
Ya sea que tu bot funcione en WhatsApp, Instagram, Messenger o webchat, debes informar al usuario, pedir su consentimiento y proteger sus datos.
Esta guía de Buscabots te explica cómo aplicar el RGPD en chatbots en español de forma práctica, sin tecnicismos y con ejemplos que puedes copiar y adaptar a tu negocio.
Qué exige el RGPD a los chatbots
El RGPD se aplica desde mayo de 2018 en toda la Unión Europea y afecta a cualquier entidad que procese datos personales (nombre, teléfono, email, dirección IP, etc.).
En el caso de los chatbots, esto implica cumplir con tres obligaciones básicas:
- Informar al usuario sobre el uso de sus datos.
- Solicitar consentimiento expreso antes de guardarlos o tratarlos.
- Permitir ejercer derechos de acceso, rectificación y eliminación.
Cumplir con estas tres reglas protege tanto a tu negocio como a tus usuarios.
Paso 1. Identifica qué datos recoge tu RGPD chatbots
Empieza analizando qué información solicita tu bot:
- Nombre o apodo.
- Teléfono o correo electrónico.
- Fecha, hora o ubicación.
- Opiniones o mensajes libres.
Cualquier campo que permita identificar a una persona se considera dato personal.
Por tanto, si tu chatbot guarda o envía esos datos a Sheets, CRM o correo, estás obligado a aplicar las normas del RGPD.
Paso 2. Informa de forma clara y visible
Tu chatbot debe incluir, antes de recopilar cualquier dato, un mensaje informativo.
Este aviso debe explicar quién eres, con qué fin usas los datos y dónde pueden consultarse tus políticas.
Ejemplo práctico (restaurantes o reservas):
🍽️ Antes de continuar, necesitamos tu consentimiento para tratar tus datos con el fin de gestionar tu reserva.
Puedes consultar nuestra política de privacidad en https://tusitio.com/politica-de-privacidad.
¿Aceptas continuar?▫️ Sí, acepto
▫️ No, gracias
El usuario debe aceptar voluntariamente antes de que el bot guarde la información.
Paso 3. Recoge el consentimiento correctamente
El consentimiento debe ser explícito, informado y verificable.
Eso significa:
- No puedes preseleccionar la opción “Sí”.
- Debes guardar el registro de aceptación (por ejemplo, en tu hoja de Google Sheets o CRM).
- El usuario debe poder retirar su consentimiento fácilmente.
Consejo:
Guarda en tu hoja de cálculo una columna llamada “Consentimiento” con el valor Sí o No, junto a la fecha y el canal de origen.
Paso 4. Evita recopilar datos innecesarios
El RGPD se basa en el principio de minimización: solo puedes pedir los datos que realmente necesitas para el fin declarado.
Si tu chatbot gestiona reservas, no tiene sentido pedir dirección postal o edad.
Cuantos menos datos recojas, menor riesgo legal y más confianza generarás.
Recomendación Buscabots:
- Reserva: nombre y teléfono.
- Lead o formulario: nombre, email y empresa (opcional).
- Encuesta o soporte: solo texto libre o email de respuesta.
Paso 5. Protege los datos almacenados
Una vez recogidos los datos, asegúrate de que estén protegidos y accesibles solo para las personas autorizadas.
Buenas prácticas básicas:
- Usa contraseñas seguras y doble autenticación.
- No compartas hojas o CRMs con acceso público.
- Revisa los permisos de las integraciones (Zapier, Make, etc.).
- Borra periódicamente los datos antiguos o inactivos.
Si trabajas con plataformas como Chatfuel, Landbot o ManyChat, revisa sus políticas: todas cumplen el RGPD, pero tú sigues siendo responsable del tratamiento final.
Paso 6. Permite ejercer los derechos de los usuarios
El usuario debe poder contactar contigo para solicitar:
- Acceso a sus datos.
- Rectificación o eliminación.
- Retirada del consentimiento.
En tus flujos principales incluye un mensaje como:
📩 Si deseas acceder, modificar o eliminar tus datos, escríbenos a privacidad@tusitio.com.
De este modo cumples con la obligación de transparencia y derecho de acceso.
Paso 7. Incluye política de privacidad y responsable del tratamiento
Todo chatbot debe enlazar a una política de privacidad accesible desde su primer mensaje o menú.
Ese texto debe incluir:
- Identificación del responsable (nombre, NIF o empresa).
- Finalidad del tratamiento.
- Base legal (consentimiento).
- Destinatarios (si hay transferencias o integraciones).
- Plazo de conservación.
- Derechos del usuario y cómo ejercerlos.
Puedes alojar la política en tu web y enlazarla directamente desde el bot.
Ejemplo de mensaje completo con RGPD chatbots
👋 ¡Hola! Antes de continuar, necesitamos tu consentimiento para procesar tus datos personales.
Usaremos tu información únicamente para gestionar tu solicitud.
Puedes consultar la política completa en https://tusitio.com/politica-de-privacidad.¿Aceptas continuar?
▫️ Sí, acepto
▫️ No, gracias
Este mensaje cumple las tres condiciones: informa, solicita consentimiento y ofrece transparencia.
Errores comunes al aplicar RGPD en chatbots
- No incluir aviso ni enlace a la política de privacidad.
- Considerar que el consentimiento es implícito.
- Guardar datos sin registrar el consentimiento.
- Pedir más información de la necesaria.
- No ofrecer canal de contacto para ejercer derechos.
Evitar estos errores te protege frente a sanciones y mejora la imagen profesional de tu marca.
Casos por canal
WhatsApp Business
Meta exige políticas de privacidad visibles y plantillas aprobadas. Usa mensajes breves con enlace directo y guarda el consentimiento en tu CRM o Sheets.
Instagram y Messenger
El consentimiento debe solicitarse dentro del primer flujo o al momento de captar datos personales.
Webchat
Añade un enlace fijo a tu política en la burbuja o widget, visible incluso sin iniciar conversación.
Cómo documentar el cumplimiento
Aunque el RGPD no exige un formulario específico, debes poder demostrar que cumples.
Guarda un registro con esta información mínima:
- Fecha de aceptación.
- Canal y origen (WhatsApp, Instagram, web).
- Tipo de dato guardado.
- Finalidad declarada.
- Enlace a la política activa en ese momento.
Puedes hacerlo con una hoja de cálculo compartida solo con tu equipo.
Herramientas recomendadas para trabajar tu RGPD chatbots
- Chatfuel y Landbot: incluyen bloques nativos de consentimiento.
- Google Sheets: para registrar respuestas y aceptaciones.
- Zapier / Make: para sincronizar automáticamente los consentimientos con tu CRM.
- GDPR.eu: para consultar plantillas legales actualizadas.
Preguntas frecuentes rápidas
¿Aplica el RGPD si mi negocio está fuera de la UE?
Sí, si tienes usuarios o clientes dentro de la Unión Europea.
¿Necesito abogado para cumplir?
No necesariamente, pero conviene revisar tu política con un profesional si manejas grandes volúmenes de datos.
¿Puedo usar datos para marketing si ya tengo consentimiento para reservas?
Solo si lo indicas claramente y el usuario lo aprueba. En caso contrario, sería otro tipo de tratamiento.
¿Cuánto tiempo puedo conservar los datos?
Solo el necesario para el fin declarado. Después, debes eliminarlos o anonimizar la base.
Conclusión
Cumplir con el RGPD en tus chatbots no es complicado: basta con ser transparente, pedir consentimiento y guardar constancia.
Aplicar estos pasos no solo evita sanciones, sino que aumenta la confianza del usuario, mejora tus métricas y refuerza tu marca.
Un chatbot responsable no solo responde rápido: también respeta los derechos digitales de cada persona.
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