Cada vez más empresas usan chatbots para captar leads, gestionar reservas o atender clientes. Pero muchos olvidan algo esencial: cumplir con el RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos.
En España y el resto de la Unión Europea, cualquier chatbot que recoja datos personales —como nombre, teléfono o correo— debe cumplir las mismas obligaciones legales que una web o un formulario.
En esta guía de Buscabots verás cómo adaptar tu chatbot al RGPD paso a paso, con ejemplos en español, checklist de cumplimiento y buenas prácticas reales.
Qué es el RGPD y por qué aplica a los chatbots
El Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679) regula cómo las empresas deben recopilar, almacenar y usar información personal.
Afecta a cualquier herramienta que recoja datos identificables de usuarios europeos, incluidos los chatbots.
Datos personales más comunes en chatbots:
- Nombre y apellidos.
- Teléfono o email.
- Dirección o ubicación.
- Preferencias, comentarios o respuestas abiertas.
Si tu chatbot guarda cualquiera de esos datos, debes informar al usuario y obtener su consentimiento explícito.
Principios del RGPD aplicados a chatbots
1. Transparencia y consentimiento
El usuario debe saber:
- Qué datos se recopilan.
- Para qué se usarán.
- Quién es el responsable del tratamiento.
Y debe aceptarlo de forma clara y voluntaria antes de continuar.
2. Minimización
Solo recoge los datos necesarios para cumplir el objetivo del chatbot.
Si el bot gestiona reservas, no necesitas su DNI o edad.
3. Seguridad
Los datos deben almacenarse en plataformas seguras y con acceso limitado.
Chatfuel, Landbot, ManyChat y similares cumplen con normas internacionales (ISO, GDPR compliance).
4. Derechos del usuario
Debes ofrecer un canal para ejercer los derechos de:
- Acceso.
- Rectificación.
- Supresión (“derecho al olvido”).
- Portabilidad.
Cómo aplicar el RGPD paso a paso
Paso 1. Define el responsable del tratamiento
Indica quién gestiona los datos.
Ejemplo: “Buscabots.com, con domicilio en Madrid, es el responsable del tratamiento de los datos recogidos a través de este chatbot.”
Este texto debe aparecer en tu política de privacidad y enlazarse desde el flujo del bot.
Paso 2. Informa antes de recoger datos
Antes de solicitar información personal, incluye un mensaje claro:
“Antes de continuar, necesitamos tu consentimiento para tratar tus datos con el fin de gestionar tu reserva.
Puedes consultar nuestra política de privacidad en https://buscabots.com/politica-de-privacidad.”
Y un botón o respuesta explícita:
- ✅ Acepto y deseo continuar
- ❌ No deseo continuar
Solo si el usuario acepta, el flujo debe seguir.
Paso 3. Guarda el consentimiento
No basta con mostrar el aviso: debes registrar la aceptación.
Las principales plataformas permiten guardar variables o etiquetas:
- En Chatfuel, crea una variable
consent = yes. - En Landbot, usa una variable tipo
@consentimiento. - En ManyChat, etiqueta al usuario con “Aceptó RGPD”.
Así podrás demostrar el cumplimiento en caso de auditoría.
Paso 4. Evita recopilar datos sensibles
Nunca pidas información sobre:
- Salud.
- Opiniones políticas.
- Religión.
- Datos financieros.
Salvo que sea imprescindible y justificado (por ejemplo, una clínica médica). En ese caso, se requiere consentimiento explícito reforzado.
Paso 5. Establece tiempos de conservación
El RGPD exige eliminar los datos cuando ya no sean necesarios.
Define una política interna:
- Leads inactivos: borrar a los 12 meses.
- Reservas: conservar 6 meses tras el servicio.
- Consentimientos: mantener registro 2 años.
Puedes automatizar el borrado desde Sheets, CRM o integraciones con Make.
Paso 6. Asegura la confidencialidad
Usa siempre plataformas con cifrado y servidores europeos o certificados.
Chatfuel, Landbot, ManyChat, WATI y HubSpot ya cumplen con el RGPD.
Si exportas datos a hojas o CRM, asegúrate de que:
- Solo el personal autorizado tiene acceso.
- No se comparten con terceros sin consentimiento.
- Cuentas con copia de seguridad y control de acceso.
Paso 7. Añade la política de privacidad
Todo chatbot que recoja datos debe enlazar a la política de privacidad completa del sitio o negocio.
Puedes hacerlo con un botón o mensaje dentro del flujo:
“Consulta nuestra política de privacidad aquí → https://buscabots.com/politica-de-privacidad”
Esto demuestra transparencia y refuerza la confianza del usuario.
Ejemplo completo de flujo con RGPD
Bot: “Antes de continuar, necesitamos tu consentimiento para gestionar tu solicitud.”
Bot: “Solo usaremos tus datos para tramitar tu reserva y no los compartiremos con terceros.”
Bot: “Puedes leer la política de privacidad aquí 👉 https://buscabots.com/politica-de-privacidad”
Bot: “¿Aceptas el tratamiento de tus datos?”
- ✅ Sí, acepto y quiero continuar
- ❌ No, prefiero salir
Si el usuario acepta, se registra la variable y continúa.
Si no, el flujo se detiene respetando su decisión.
Checklist de cumplimiento Buscabots
| Paso | Descripción | Estado |
|---|---|---|
| 1 | Responsable del tratamiento identificado | ☐ |
| 2 | Aviso antes de recoger datos | ☐ |
| 3 | Consentimiento explícito | ☐ |
| 4 | Registro del consentimiento | ☐ |
| 5 | Enlace a política de privacidad | ☐ |
| 6 | Eliminación periódica de datos | ☐ |
| 7 | Seguridad de acceso y cifrado | ☐ |
| 8 | Canal para ejercer derechos | ☐ |
Completa esta lista y tu chatbot cumplirá con el RGPD.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que pedir consentimiento incluso si el usuario me escribe primero?
Sí, si vas a guardar sus datos o usarlos más allá de la conversación puntual.
¿Puedo recoger datos sin política de privacidad?
No. Es obligatorio incluir un enlace visible antes de la recogida.
¿Y si uso WhatsApp Business?
También aplica el RGPD, ya que gestionas datos de contacto.
Debes informar al usuario del uso que harás de su información.
¿Debo registrar el consentimiento en cada canal?
Sí, especialmente si usas varios (WhatsApp, web, Instagram). Cada flujo debe guardar su propio registro.
Consejos extra de cumplimiento
- Revisa que los textos legales estén en español claro.
- Mantén coherencia entre chatbot, web y formularios.
- Si usas plataformas con servidores fuera de la UE, asegúrate de que cumplen con las cláusulas contractuales tipo.
- Si trabajas con agencias o freelancers, exige acuerdos de confidencialidad.
Ejemplo de texto legal corto
“Tus datos serán tratados por Buscabots.com con la finalidad de gestionar tu solicitud.
No se cederán a terceros salvo obligación legal.
Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación y supresión escribiendo a info@buscabots.com.
Consulta la política completa en buscabots.com/politica-de-privacidad.”
Puedes incluirlo al final del flujo o en la confirmación final.
Errores comunes
- No pedir consentimiento explícito.
- Incluir el aviso después de recoger los datos.
- No guardar prueba de aceptación.
- Reutilizar datos en campañas sin permiso.
- No ofrecer canal de baja o eliminación.
Cumplir el RGPD no es solo una obligación: es una ventaja competitiva. Los usuarios confían más en marcas transparentes.
Conclusión
Cumplir el RGPD en chatbots no es complicado, pero sí obligatorio.
Con un aviso claro, un registro de consentimiento y una política actualizada, puedes operar con total seguridad y confianza.
La clave es ser transparente, pedir solo lo necesario y ofrecer siempre control al usuario.
Así tu chatbot será no solo útil, sino ético y conforme a la ley.
Guía completa de privacidad y RGPD para Chatbots
Consulta nuestra guía completa de privacidad y RGPD para chatbots en español con plantillas de aviso, ejemplos legales y configuraciones listas para copiar en Chatfuel, Landbot y ManyChat.
Aviso de afiliados
Buscabots.com participa en programas de afiliación. Algunos enlaces —en especial los de Chatfuel, Landbot y WATI— pueden generar una pequeña comisión si te registras o contratas desde ellos, sin coste adicional para ti.
Recomendamos únicamente herramientas que hemos probado y documentado con guías en español, comparativas y casos de uso reales.